この記事では、「業務プロセスをパワポで図解する方法」について解説します。
業務プロセスはいわゆる「物事の流れ＝フロー」であるため、
以前執筆した「フロー図の書き方基本編」をまだご覧になってない方はまずこちらにお目通しいただくことをおすすめします。
業務プロセスを図解することができると
・現状の業務プロセスの改善をする
・新規で新しい業務プロセス構築する
といった場面で役立ちます。
というか業務プロセスのような複雑なものはパワポで図解しないと、MTGで議論していても各々がイメージしているものがズレていたり、検討にモレが生じてしまいます。
議論の生産性をあげて、素早く成果をあげるためにぜひ作り方をマスターしましょう。
業務プロセスとは
業務プロセスとは特定の部署や事業の「業務の流れ」のことです。
業務フローと呼ばれることもあります。
得に「業務プロセス」と「業務フロー」という言葉を区別して使う必要はありません。
業務フロー＝業務プロセスを図で示したもの、という使い方をする方もいると思いますが、通常は特に気にする必要はないです。
そもそも業務フロー図はどんな場面で作成するのか
＜場面１：既存業務の改善＞
部署や事業全体の業務の「手順ややり方を変える必要がありそうだ」と感じる場合に、「それはどの部分か」「どのように改善すべきか」を検討する場合に図として可視化し、それをもとに共通認識を持つために作成します。
＜場面２：新規で業務の流れを構築する＞
新規事業や、新規商品、あるいは新規で部署を作成した場合に、
どんな業務フローを構築すべきかを検討する際に用います。
どんな手順か、誰がやるのか、フロー上の留意点や議論ポイントはどこか、などモレなく議論を進める上で業務フロー図が役に立ちます。
業務フロー図のつくり方
一般的に業務フロー図は下記のような見た目、構成要素で成り立ちます。
これが一番原始的な業務フロー図の基本形です。
- 横には業務フローを矢羽で表現します
- 縦には業務フローに登場する人物や部署などを四角形で表現
- あとは各プロセスでの作業内容を四角で表現し、それらを矢印（矢印のコネクタ）でつなぎます。
応用１：プロセスに場合わけがある場合ひし形の分岐を使う
もし業務フローの中で場合分けが発生するのであれば図解する上で工夫が必要です。
よくシステム上の処理の仕方などを表現するときにもちいる手法ですが、ダイアモンドの図形を用いて場合分けを表現します。
システムの処理を含む業務フローの整理をする際によく登場する図解です。
部署の業務フローのDXを検討したりする場合に使えます。
応用２：プロセスとシステム（データ）の対応関係を示す場合
こんな風に業務プロセスの中でどんなシステムやドキュメント（ファイルや書類）が登場するのかを表現できると、システムコンサルさんが作成する資料っぽくなります。
本職でシステム導入やDXのコンサルティングをするような役職の方でなければこのくらいの図解ができれば十分だと思います。
図解のポイント
上記の図に登場する場合分けを表現するひし形、システムを表すデータベース図形、ドキュメントを表す図形は下記から。
応用３：プロセスを検討する際に「議論ポイントを可視化」
業務フローを改善したい、新規で構築したい、というシーンでは「このプロセスのときのここってどうする？？」という点がいくつか出てくるはずです。
こういった場合、事前に上記のように
・どのプロセスで
・何を相談して決めなければいけないか（論点）
を可視化しておくと議論のモレもなくなるし、スピーディーに議論が進みます。
そもそもパワポでわざわざ資料をつくる意味はこのように「口頭ではミスるかも / うまく進まないかも」というシチュエーションをレスキューすることです。
業務フローの議論においてはそれを感じやすいと思うので今後この議論をする際にぜひ試してもらいたいです。
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