業務フロー図を描きはじめると、細かいところで「あれ、こういうときはどう書けばいいんだ？？」って思うことがありますよね。
- 線どうしが交差してしまう
- 分岐が多くて書き方がわからない
などなど。
▼例えばこういうときとか
「あ、線が重なっちゃった」ってやつですね。
この記事では、こういうたまに出くわす細かい悩み7つにまとめて答えます。
※業務フロー図とは何か、についての基礎的な内容やパワポでの基本の作り方（行・矢羽根・コネクタ）はこちらの記事で紹介しています。
あわせて読みたい【テンプレあり】パワポで業務フロー図（プロセス図）をわかりやすく作る方法。分岐・システム対応の書き方も業務プロセスは矢羽根で流れを書き、分岐はひし形、システムやデータは下段に対応づける。パワポで業務フロー図（プロセス図）を描く手順と、改善の議論に使うための「論点の可視化」まで解説します。
またぎ線のテンプレ（パワポ・無料）は、ここからダウンロードできます。
1. 流れは左から右。じゃあ縦は何順に並べる？
原則として業務フローは左から右に時間がながれるように書くとわかりやすい。
それは直感的にわかりますよね。
でも行は、上からどのように並べるか悩みますよね。
答えになってなくて申し訳ないですが、これについては「これが絶対」という方法はないのです。。ただ意識するとうまくいきやすいコツはあって、やりとりが多い行は隣接させるとすっきりまとまる可能性が高いです。
※業務をつなぐ線が短くなって、交差も減りますので。
なので、もし「店舗スタッフの図示したい業務は”顧客よりも本社スタッフのほうが多い”」場合
ぼくだったら、
■自社（本社スタッフ）
■顧客
■自社（店舗スタッフ）
のようにせず
■顧客
■自社（本社スタッフ）
■自社（店舗スタッフ）
まずはこのような順で書き出します。
その後やってみたらどうにも交差する線とか出てきて入れ替えたほうがいいな、となったらその時に入れ替えちゃう、がいいかなと。
2. 1つのシステムに点線が集まって、ごちゃごちゃするときは？
業務の性質的に、『やたらいろんな作業から同じシステムに点線が集まってくる』っていうケースもありますよね。
それが理由ですごくスライドが読み取りにくくなることもあります。
そういうときは、同じシステムでも、1枚の中に複数描いてもいいです。
上記の例くらいであれば特に問題なさそうですが、もっと複雑に線が増えていくなら「受注システム」の図をもう一個右のほうに書くことを検討しちゃっていいと思います。
「作業区分として一連の流れ」のうちはシステムの図は１つにしておいたほうがいいと思いますが、「まあここで一度作業としては区切りだね」というものの後にはシステムの図をもう１つ足しても問題ないかなと。
※あなたがITコンサルやシステム開発の専業の会社でない限り大きな問題ではないです。むしろ「伝わりやすさ」を重視したほうがいいです。
3. 1つの作業の箱（四角形）にはどのくらいの粒度で作業を記入すればいいか？
例えば1つの箱に「入金確認・消込・催促」と3つ入れると、どこで流れが分かれるのか、誰がやるのかが描けなくなります。
逆に「入金」のように名詞だけだと、場合によっては何のことがわからない場面もあります。
なので「銀行の入金を見る」のように動詞で書きます。
「月末と翌月5日にまとめて見る」のような、いつ・何件・なぜ、は箱に書きません。
そういう詳しい具体的な情報は番号の丸を付けて、右の補足欄に書きます。
4. 分岐が２つでなく、3つとか４つあるときはどうすればいいの？
分岐する場合の書き方の基本は、冒頭の記事で紹介しています。
基本は「Yes/No」のような２つの分岐がほとんどですが、分岐が3つ以上になったときの描き方はどうすればいいのか？
3つまで：ひし形1つから、右・上・下に出す
３つの分岐の場合にはシンプルに分岐の図形から出る線を増やせばいいです。
4つ以上：分岐のなかに分岐があるような場合
こんな風に、分岐のなかに分岐がある場合は、
全部書くとわかりずらいし、スペース的に入り切らないと思います。
なので、こういうときは、先にパターンを分けて、パターンごとにスライドをわけるとよいです。
たとえば上記の例なら「こわれていた」「届いた物がちがう」「サイズが合わない」で1枚ずつ。
どのパターンが月に何件くらいあるかをまずはスライドにまとめて作成しておくと親切ですね。
5. 線が交差しちゃうときはどうすればいい？
冒頭の図にもどります。
原則は「交差させないように行を入れ替える」
一番いいのは、交差そのものをなくすことです。
この図なら実は、受注担当と経理担当の行を入れ替えるだけで、交差が消えます。
行の順番を入れ替える、箱を1つ横にずらす。これで消えるなら、それが一番です。
並べ替えられないときは「またぎ線」
でも、どう入れ替えても線が交差することを回避できないケースもありますよね。
そんなときは、線をまたがせます。
これが「またぎ線」です。
残念ながらパワポには、線をまたがせる機能がありません。
なので、自分で作るしかないんです。
円弧より「コの字」がおすすめ
ネットで調べると、半円（円弧）でまたぐやり方がよく出てきます。
※正式にはまたぎ線は半円でまたぐのがルールのようですね。
ただ、1本の線をまたくだけならそれでもいいんですが、2本以上の線をまとめてまたぐと、半円が大きくなって、不格好になっちゃうな、というのがぼくの個人的な意見です。
そこでぼくは、直線3本（立ち上がり・横・下り）をグループ化した「コの字」でまたぐのをおすすめしています。
※本職の人はこのやり方したら怒られちゃうかもですが、この資料を提出することが対価となるようなコンサルの方や、システム開発の専門家でないかぎり別にある程度その道のプロのルールからはずれても問題ないですよ。早く書けて修正しやすいもののほうがぼくはいいと思います。
またぎ線の作り方
- ① 直線を3本引く：縦・横・縦の3本。Shiftを押しながら引くと、まっすぐになります。２本目の縦は、１つ目の縦棒をShift＋Ctrlをおしながら右に移動させれば水平に複製されます。
- ② 3本をグループ化する：3本を選んで Ctrl＋G。
- ③ コの字の左に直線、右に矢印線を追加：左の線は始点だけ左の箱に、右の線は終点だけ右の箱につなぎます
※業務フロー図の線は、ふだんは両端を箱につないだコネクタ1本で引きます。またぎの区間だけは例外です。
※テンプレに、1本・2本・3本をまたぐ部品を入れてあります。コピーして、幅だけ変えて使ってください。
グループ化のやり方は、こちらで紹介しています。
あわせて読みたいパワポでグループ化できない原因と直し方。やり方・ショートカット（Ctrl＋G）も紹介パワポでグループ化できないのは、プレースホルダー・表が混ざっているか、1つしか選んでいないときです。直し方と、グループ化のやり方・ショートカット（Ctrl＋G）、はみ出したフロー図をまとめて縮める使い方も紹介します。
6. 別の業務につながるときや、1枚に収まらないときはどう書く？
業務フロー図は、1枚の中だけで終わらないことがよくあります。
前の業務から始まったり、別の業務へつながったり、長くて2枚に分けたり。
フローチャートの決まりでは、こういうところに「結合子」という小さな丸を使って、小さな円のなかにA、Bのようなアルファベット等で記載します。本来はですね。
▼図形の「フローチャート」の中にある、この丸です。
でも、丸の中に記号を書くだけだと、業務フロー図を見慣れていない人は、どこへつながるのか分かりにくいです。
なので僕は、色付きの楕円に、行き先をそのまま書きます。
▼楕円は「基本図形」の中にあります。
(図形としては別に基本図形の楕円も、結合子もかわらないんだと思いますけどね）
- 始まり：「請求から」のように、前の業務の名前
- 終わり・別の業務へ：「会計の記録へ」のように、次の業務の名前
- 2枚に分けるとき：1枚目の右はしに「（2/2）へ」、2枚目の左はしに「（1/2）から」
▼例えば、入金の確認の業務フロー図だとこんな感じです（左はしの「請求から」、右はしの「会計の記録へ」）。
※2枚に分けるときは、2枚目にも同じ行（人・システム）を同じ順番で並べます。
7. 箱の大きさって、そろえたほうがいいの？
結論から言うと、極力そろえましょう。
図形の中に文字を入れると、その文字の長さにあわせて横長にしたくなったりするシーンもあると思います。
が、四角形の大きさがばらばらだと、「図形の大きさ」という無駄な情報が追加になってしまいます。また、単純にパッと視覚的にわかりにくくもなります。
色も、線の太さも、文字の大きさもそうですが人間の脳には瞬間的に処理できる情報量の限界があるので、できるだけ「違いを出す必要があるもの」以外は統一したほうが伝わりやすくなるので常にそれを意識するのがいいです。
1つ箱を作ったら、それをコピーして使うのがおすすめです。
どうしても文字が入りきらない箱があるなら、箱を大きくせず、文字を短くして、くわしいことは番号で右の補足へ。
もしくは最悪の場合、「図形内でテキストを折り返さない」設定をして図形からちょっと文字をはみ出させちゃってもいいかなと。
とはいえ、現場ではどうしても図形の大きさをいじらないと無理、って場面もあると思うのでそういうときは思い切って大きくしちゃいましょう。
業務フロー図のまたぎ線テンプレート（パワポ・無料）
またぎ線の見本と、1本・2本・3本をまたぐ部品を、1つのpptxにまとめました（2枚）。
使いたい部品をコピーして、自分の業務フロー図に貼り付けてください。
※社名・業務の中身は、すべて架空です。
まとめ
業務フロー図は、描きはじめると細かい悩みが次々に出てきます。
ここらへんは慣れではあるんですが、決まりを先に知っておけば、迷う時間はぐっと減ります。
それではそれではまた次の機会に！
#パワポ #業務フロー図
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