この記事では、「業務プロセスをパワポで図解する方法」について解説します。
※業務プロセスはいわゆる「物事の流れ＝フロー」であるため、
以前執筆した「フロー図の書き方基本編」をまだご覧になってない方はまずこちらにお目通しいただくことをおすすめします。
業務プロセスを図解することができると
・現状の業務プロセスの改善をする
・新規で新しい業務プロセス構築する
といった場面で役立ちます。
というか業務プロセスのような複雑なものはパワポで図解しないと、MTGで議論していても各々がイメージしているものがズレていたり、検討にモレが生じてしまいます。
議論の生産性をあげて、素早く成果をあげるためにぜひ作り方をマスターしましょう。
この記事で紹介している業務フロー図のテンプレ（パワポ、4種）は、ここからダウンロードできます。
業務フロー図（プロセス図）とは
業務プロセスとは特定の部署や事業の「業務の流れ」のことです。
業務フローと呼ばれることもあります。
得に「業務プロセス」と「業務フロー」という言葉を区別して使う必要はありません。
業務フロー＝業務プロセスを図で示したもの、という使い方をする方もいると思いますが、通常は特に気にする必要はないです。
業務フロー図を作る場面（業務改善・新規の業務構築）
＜場面１：既存業務の改善＞
部署や事業全体の業務の「手順ややり方を変える必要がありそうだ」と感じる場合に、「それはどの部分か」「どのように改善すべきか」を検討する場合に図として可視化し、それをもとに共通認識を持つために作成します。
＜場面２：新規で業務の流れを構築する＞
新規事業や、新規商品、あるいは新規で部署を作成した場合に、
どんな業務フローを構築すべきかを検討する際に用います。
どんな手順か、誰がやるのか、フロー上の留意点や議論ポイントはどこか、などモレなく議論を進める上で業務フロー図が役に立ちます。
業務フロー図（プロセスフロー）のテンプレート4種（パワポ・無料）
テンプレは1つのpptxに4枚入っています。この記事の以降の内容に対応しているので、使うものをコピーしてお使いください。
| テンプレ | 使う場面 | ||
|---|---|---|---|
| ① | 一番シンプル |  | 工程の矢羽根＋担当のレーンに、作業の箱を置いてつなぐ |
| ② | 場合わけ表現あり |  | プロセスの途中で場合わけがある |
| ③ | 凡例あり／システム等表現あり |  | どのプロセスでどのシステム・書類が登場するかを示す |
| ④ | 「議論」する場合の整理 |  | 業務フローを決める会議で、論点を並べて議論する |
業務フロー図をパワポで作る手順（矢羽根・レーン・コネクタ）
一般的に業務フロー図は下記のような見た目、構成要素で成り立ちます。
これが一番原始的な業務フロー図の基本形です。
- 横には業務フローを矢羽で表現します
- 縦には業務フローに登場する人物や部署などを四角形で表現
- あとは各プロセスでの作業内容を四角で表現し、それらを矢印（矢印のコネクタ）でつなぎます。
分岐がある業務フローの書き方（ひし形で場合わけ）
もし業務フローの中で場合分けが発生するのであれば図解する上で工夫が必要です。
よくシステム上の処理の仕方などを表現するときにもちいる手法ですが、ダイアモンドの図形を用いて場合分けを表現します。
システムの処理を含む業務フローの整理をする際によく登場する図解です。
部署の業務フローのDXを検討したりする場合に使えます。
スイムレーン：プロセスとシステム（データ）の対応を示す
こんな風に業務プロセスの中でどんなシステムやドキュメント（ファイルや書類）が登場するのかを表現できると、システムコンサルさんが作成する資料っぽくなります。
本職でシステム導入やDXのコンサルティングをするような職種の方でないかぎり、このくらいの図解ができれば十分だと思います。
図解のポイント（ひし形・データベース・ドキュメントの図形の場所）
上記の図に登場する場合分けを表現するひし形、システムを表すデータベース図形、ドキュメントを表す図形は下記から。
業務フロー図の論点（議論ポイント）を可視化する
業務フローを改善したい、新規で構築したい、というシーンでは「このプロセスのときのここってどうする？？」という点がいくつか出てくるはずです。
こういった場合、事前に上記のように
・どのプロセスで
・何を相談して決めなければいけないか（論点）
を可視化しておくと議論のモレもなくなるし、スピーディーに議論が進みます。
そもそもパワポでわざわざ資料をつくる意味はこのように「口頭ではミスるかも / うまく進まないかも」というシチュエーションをレスキューすることです。
業務フローの議論においてはそれを感じやすいと思うので今後この議論をする際にぜひ試してもらいたいです。
まとめ：業務フロー図のテンプレと関連記事
一昔まえと違って、業務の流れをITで改善するということは専門職の仕事ではなくなりましたね。
AIが登場した今、その潮流はさらに加速しているように思います。
ほぼすべての会社が「AIでどううちの会社の仕事の流れを変えられるか」を検討する必要があると思います。
ぜひこうした議論の際にこの記事で学んだ内容を活用してほしいです！
この記事で紹介した業務フロー図のテンプレ（パワポ、4種）は、下記からダウンロードできます。
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